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高效时间管理
- by wittx 2020-09-04
1、 过于乐观地高估自己的能力，低估工作所需的时间很多人在估算自己完成任务的时长时，会过分乐观地估计自己工作需要的时间，而实际上完成任务花费的时间超过了估算的时长（Schulte, 2017）。这可能是因为人们本能上就倾向于美化自己，比如认为“虽然我现在不工作，但是我等会一定会效率很高地完成任务”、“这个任务花不了我多少时间”，于是预先留给工作的时间就不足。
2、 错误的理解了工作与生活的平衡，平衡工作与生活，往往不意味着你可以更放松，反而需要更严格的时间规划。许多人错误地认为：“工作-生活”失衡是因为他们太忙、需要更放松的状态；但事实上，工作生活失衡，可能是因为人们对自己的时间管理过于放松。“工作-生活平衡”的状态，事实上要求人们时间规划的能力更高。如果要改善失衡的情况，人们需要投入更多精力、更认真地规划自己的工作与生活。
举个例子，缺乏有效时间规划的人们可能会对各种任务都“来者不拒”，会中断自己的工作、转而去完成碎片化的任务，比如写项目书的中途去回复邮件。碎片化的工作会让人觉得自己更“忙”，他们感觉自己不断在工作间切换、好像完成了更多工作；但实际上，每一次中断工作，人们都需要花费十倍、二十倍的时间才能重新集中注意力，导致人们有效工作的时间反而减少，还会消耗原本可以用来休息的时间（Schulte, 2015）。而由于感觉工作很累，人们会在工作中松懈、忍不住地在移动互联网上做一些其他事，比如刷朋友圈、闲聊几句。而工作时段里的松懈，就会侵蚀本属于生活的时间，让人不得不全天候处在有一些工作还需继续的状态里。
3、 移动互联网，正在让工作与生活的边界变得更模糊社交网络和移动互联网的发展，进一步模糊了工作与生活的边界，令人们习惯于保持“始终在线（always online）”的状态。当人们用信息工具进行休闲活动时，他们同时也在工作。比如，你的聊天工具中同时包含了工作与生活里的对象，当你与朋友闲聊时，可能还要留神回复工作伙伴的信息。人们越来越少地拥有纯粹的休闲时间。如果试图将生活圈与工作圈区分开，人们又得花费更多精力与时间进行管理，比如整理联络人、进行分组等等，而管理本身就会消耗人的精力。一天中，似乎只有午夜以后的时间，才是可以完全从工作中“下线”的，这也是越来越多年轻人调侃自己有“晚睡强迫症”的原因。
4、 忙碌的恶性循环：越忙越乱。越乱越忙当人们觉得自己很忙碌、没有闲暇时，他们会更加不愿意把“宝贵的时间”花在时间规划和管理上。比如，当一个人觉得自己来不及做完所有事情时，会觉得“规划接下来先做什么”以及“及时检查是否完成阶段性任务”是浪费时间，而选择急吼吼地完成任务，结果手忙脚乱地出错，又得花很多时间修改错误。但实际上，越是忙碌时，越需要做好时间和任务的梳理，良好的管理能提高工作效率以及工作成果的质量(Mullainathan & Shafir, 2013)。
那么，我们该如何正确管理自己的时间、形成良好的习惯？
1、 习惯把“花时间做规划”这件事列入你的schedule
越是感觉工作与生活失衡，越说明我们需要重新花费时间与精力，来审视和规划生活与工作。首先，你需要明确自己的目标，不仅仅是工作目标（比如赚多少钱），也包括生活上的目标（比如有时间陪伴家人、做一个身体健康的人等等），你可以有好几个目标，将它们统统列下来。随后，试着给这些目标排列优先级：哪些目标是最重要的？相比之下，哪些目标是可以延后满足的？如果你发现自己的目标太多，那就要学会做减法。要明白，我们不可能完成所有事。“即便在你死了以后，你的邮箱依然会塞满邮件。”如果想要高质量地完成重要的目标，我们只能有所取舍（Schulte, 2015）。
我们对目标优先级的判断会受到周围人的影响，比如，当周围人都忙着出国时，我们可能会认为出国很重要，而如果周围人做出了多种多样的选择，我们会感到茫然，不确定自己的选择是否正确。但越是迷茫的时刻，越是要慎重地思考、要坚持自己认为重要的事。等确定哪些目标较为重要后，接下来需要细化你的目标，把原本笼统的目标细分成具体的任务。比如：如果要实现目标，要经过哪些步骤？什么时候截止？怎么样评估任务完成得是好是坏？如果我们把目标分解得越细致，越是有助于我们更准确地预测所需时间、更准确地进行规划。最后，注意在规划时减少碎片化的时间，尽量保留大段的时间用于工作或生活，避免任务的切换导致时间不必要的浪费（Schulte, 2015）。
2、 拿到一项任务前，习惯分解任务
研究显示，长期、长时间工作会损伤我们的大脑。长期承受工作压力的人，大脑中额前区与海马体的体积减小，进而减弱人们的认知与记忆能力；同时，大脑中的杏仁核部分体积增大，杏仁核影响着人们的情绪，体积增大后，人们会变得更焦虑、更容易在恐惧中做出不理性的决定。而且，年纪越大，长期的工作压力对大脑的损伤越是不可逆，在面对任务量大的工作学习任务时，要学会有的放矢，长时间的埋头做一件事会让大脑对这件工作产生排斥，你的注意力开始不集中，大脑思考的速度变慢，在细节上出现错误。
对一个任务进行解构，繁化简大化小，一方面每一个阶段性的任务完成时，你的身体会收到来自大脑的一种积极的反馈：成就感，会让你对任务有一种逐渐征服的自信，思考会越来越灵活，精力也会越旺盛。另一方面，避免了长时间的工作，会减少在工作途中产生的负面情绪，错误的决定，判断，都是减少，让任务更加高效准确。
3、 养成及时奖励自己的习惯
人们对任务的厌恶会影响实际的执行力。而Steel（2007）发现，人们对于一项是否厌恶一项任务或者觉得它是否有价值，与完成任务之后得到的奖赏或惩罚有关。因此，多思考完成任务后可能带来的好处，并在每一个分解后的小任务完成之后，给予自己一些小奖赏都能有助于更高效的完成任务。
4、 增强未来的现实感
这个习惯需要动用你看待时间的方式。改变计时方式会改变我们对于未来远近的认知，Lewis Jr、 与 Oyserman （2015）的研究发现，以“天”作为时间计算单位会比以“月”或“年”要更让人们感到时间上的接近，也更愿意尽早做出努力。这可能也是高考倒计时总是使用“100天”而不是“3个月”的原因。
因此，你可以不妨尝试将截止日期的提醒设置成“距离现在还剩X天”，来帮助自己及早努力。
另一方面，直观地“看到”未来，也会让我们更关心未来的自己。Hershfield（2014）等人发现，当通过现实增强技术（Virtual Reality, VR）让人们直观地看到自己年老之后的样子，人们会更愿意尽早投资于自己的养老账户（retirement account）。
因此，对于由于无法正确管理时间产生拖延的人，我们可以通过在脑海中具体而细致地描绘出完成任务之后，自己可能得到的奖赏或惩罚来帮助建立自己与未来的自己的联结，增强未来的现实感，从而激励自己尽早做出行动。
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